Smarter Telefonassistent: Diese 3 Dinge kann er für Sie erledigen

Unterstützung durch den smarten Telefonassistenten

Eine endlos erscheinende To-do-Liste dominiert Ihren Alltag. Sämtliche Punkte darin sind wichtig und warten darauf, schnellstmöglich abgearbeitet zu werden. Und als wäre nicht genug zu tun, gibt es da noch genügend Routineaufgaben, die “nebenbei” erledigt werden sollten.

Alles muss immer schneller und am besten gleichzeitig passieren. Allerdings schadet Multitasking nachweislich der Konzentration, da wir hierdurch Informationen aus verschiedenen Tätigkeiten miteinander vermischen und den Fokus auf die wesentliche Aufgabe verlieren. So ist es heute kein Geheimnis mehr, dass die fokussierte Bearbeitung einzelner Aufgaben effizienter ist, als alles gleichzeitig zu erledigen.

Ein immerzu klingelndes Telefon ist einer dieser konzentrationsstörenden Faktoren. Fokussiertes Arbeiten wird dadurch nahezu unmöglich.

An dieser Stelle kommt der smarte Telefonassistent von VITAS ins Spiel. Kurz zusammengefasst nimmt er eingehende Anrufe automatisiert entgegen und stellt die aus dem Gespräch entnommenen Informationen strukturiert und mit allen individuell für Sie notwendigen Daten zur Verfügung. Dank künstlicher Intelligenz ist es den Anrufenden dabei möglich, intuitiv mit dem Assistenten zu interagieren, anstatt wiederholt Tasten zu drücken. Ein echter Mehrwert und höhere Nutzerfreundlichkeit, gerade für ältere Generationen oder auch blinde Menschen, die enorm von sprachbasierten Technologien profitieren. Wenn Sie Näheres zur Funktionsweise wissen möchten, finden Sie die Informationen in diesem Artikel.

Doch in welchen konkreten Situationen kann der smarte Telefonassistent Sie und Ihre Mitarbeitenden unterstützen? Im Folgenden haben wir drei beispielhafte Anwendungsfälle aufgelistet, um Ihnen eine bessere Vorstellung zum praktischen Einsatz zu geben.

1. Erste Anlaufstelle für Anrufende

Egal ob in einer Arztpraxis, bei einem IT-Dienstleister oder einer Hausverwaltung, den meisten Anrufenden ist es egal, ob ihr Anliegen direkt bearbeitet wird oder nicht. Ihnen ist vor allem wichtig, das Anliegen beim ersten Kontaktversuch zu platzieren, sodass sie nicht mehr daran denken müssen.

Vielleicht kennen Sie das von sich selbst: Man hat eine Erledigung im Hinterkopf, die man auf keinen Fall vergessen darf. Sei es, einen Termin beim Amt zu vereinbaren oder einen Überweisung zum Facharzt zu bestellen. Beides sind Dinge, die zwar schnell erledigt, aber dennoch gerne aufgeschoben werden. 

Natürlich ist uns klar, dass uns in einer perfekten Welt direkt ein freundlicher Mensch am anderen Ende der Leitung begrüßen würde. Die Realität sieht aktuell jedoch anders aus: Endlose Warteschleifen, stupides Tastendrücken oder auch nur ein Besetztzeichen - die meisten Anrufe kommen nicht direkt durch, vor allem nicht beim ersten Versuch. 

Stellen Sie sich beispielsweise eine klassische Arztpraxis vor: Am Empfang warten mehrere Patient:innen, alle Plätze im Wartezimmer sind besetzt und das Praxisteam hat alle Hände voll zu tun. Als wäre dies nicht genug, klingelt parallel ununterbrochen das Telefon. Dementsprechend lange müssen anrufende Patient:innen warten, bis sie endlich mit jemandem sprechen können. Bei den Anrufen handelt es sich jedoch meist um einfache Standardanfragen, wie Überweisungs- bzw. Rezeptbestellungen oder Terminanfragen. Derartige Anliegen sind bestens geeignet, um durch künstliche Intelligenz verarbeitet zu werden, sodass Anrufende sich wieder zufrieden ihrem Alltag widmen können, während das medizinische Fachpersonal sich auf die Patientenversorgung konzentrieren kann - eine Win-Win-Situation.

Mit der VITAS Plattform können Sie selbst entscheiden, mit welchen Anliegen Ihr Unternehmen kontaktiert wird und diese individuell konfigurieren. Welche Informationen der smarte Telefonassistent jeweils von Ihren Anrufenden erfragen soll, bestimmen Sie. Um die Nutzung noch einfacher zu gestalten, stehen Ihnen vordefinierte intelligente Fragefelder für häufig verwendete Abfragen zur Verfügung. Hier werden spezifische Informationen direkt aus den Antworten extrahiert, beispielsweise der Name oder das Geburtsdatum.

Auswahl möglicher Fragetypen:

• Name
• Geburtsdatum
• Adresse
• Datum
• Uhrzeit
• Datum und Uhrzeit
• Ja oder Nein
• Medikament
• Transkript
• und viele weitere.

Wir schränken Sie jedoch keineswegs ein. Dank dem Fragetyp “Transkript” können Sie alle möglichen Informationen erfragen. Diese werden anschließend für Sie transkribiert und zusammen mit den anderen Daten in der Plattform zur Verfügung gestellt.

So sind Sie rund um die Uhr erreichbar, während Sie sich ungestört auf Ihre Arbeit konzentrieren oder bereits im wohlverdienten Feierabend sind. Alle Anrufe werden Ihnen direkt sowohl in aufbereiteter Textform als auch in strukturierten Audioaufnahmen im mp3-Format zur Verfügung gestellt. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Anrufe.

Tipp: Blocken Sie sich festgelegte Zeiten, zu denen Sie Ihre eingegangenen Anrufe bearbeiten. So verhindern Sie immer wieder parallel die Plattform zu überprüfen, während der smarte Telefonassistent eigentlich Ihre Konzentration fördern sollte.

2. Automatisierte Terminvereinbarungen

Die angesprochene übersichtliche Aufbereitung der eingegangenen Anrufe ist jedoch nicht die einzige Funktion des smarten Telefonassistenten von VITAS. Besonders nützlich ist die automatisierte Terminvereinbarung.

Die VITAS Plattform bietet eine offene Schnittstelle, über die sie mit verschiedenen Softwareprogrammen kommunizieren kann. Je nach Softwareintegration können so Termine vollkommen automatisiert verarbeitet werden, beispielsweise mit den beliebten Praxisterminplanern samedi für Arztpraxen und heal11 für die Physiotherapie.

Nachdem Sie in der VITAS Plattform einen Anrufgrund für die Terminvereinbarung konfiguriert haben, greift der smarte Telefonassistent im Gespräch direkt auf Ihren Kalender zu, um einen Überblick über freie Zeiträume zu erhalten. Dank künstlicher Intelligenz sind sogar Terminwünsche seitens Ihrer Anrufenden möglich. Ob bestimmte Wochentage, Daten oder sogar Uhrzeiten, der smarte Telefonassistent agiert bei der Terminfindung ebenso wie ein Mensch.

Wussten Sie schon?
Sie haben die Möglichkeit vorab zu entscheiden, welche verschiedenen Terminarten Sie anbieten und wie viel Zeit jeweils eingeplant werden soll. So haben Sie weiterhin die volle Kontrolle über Ihre Terminplanung. Auf diese Weise füllt sich Ihr Terminkalender wie von allein, während Sie sich fokussiert Ihrer Tätigkeit widmen. Komplett ohne Unterbrechung durch das Telefon.

Beispielhafte Auswahl an Dienstleistern, die von der automatisierten Terminvereinbarung profitieren:

• Arzt- und Physiotherapiepraxen
• Restaurants
• Werkstätten
• Finanzdienstleister
• Hausverwaltungen
• Sporteinrichtungen
• und viele Weitere

Hierbei handelt es sich selbstverständlich nur um ein paar Beispiele. Dank der Branchenunabhängigkeit der VITAS Plattform kann jedes Unternehmen, das häufig telefonisch kontaktiert wird, vom Einsatz des smarten Telefonassistenten profitieren.

3. Beantwortung häufiger Fragen

Bei Fragen greifen viele Leute nach wie vor zuerst zum Telefon. Die meisten Sachverhalte lassen sich mündlich einfach schneller klären, als per Mail. 

Oft geht es dabei um dieselben Dinge, zu denen Sie oder Ihre Mitarbeitenden immer wieder Auskunft geben müssen. Fragen wie: “Wie sind die Öffnungszeiten?” oder “Gibt es genügend Parkmöglichkeiten?” sind hier nur zwei Beispiele von Vielen. 

Häufig wiederkehrende Anfragen sind perfekt für die Bearbeitung durch den smarten Telefonassistenten geeignet.

Dank der vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten können Sie auch solche Anfragen durch den smarten Telefonassistenten bearbeiten lassen. 

Beispielsweise nutzt einer unserer Kunden, die Kurkuma Kochschule aus Hamburg, die Möglichkeit Verzweigungsfragen einzubinden, um einen großen Teil häufig aufkommender Fragen automatisiert abzudecken. Mit Verzweigungsfragen und Wiederholungen können Sie also auch komplexe Gespräche abbilden, deren Verlauf von verschiedenen Bedingungen abhängig ist. Lesen Sie gerne auch unsere Case Study zur Zusammenarbeit mit der ersten veganen Kochschule Deutschlands.

Welcher Anwendungsfall passt zu Ihnen?

Die in diesem Artikel beschriebenen Anwendungsfälle sind nur drei von vielen Möglichkeiten, die unser smarter Telefonassistent Ihnen und Ihrem Team bietet. 

Selbst wenn hier nichts für Sie dabei war - solange Ihnen Zeitersparnis und eine gleichzeitig höhere Kundenzufriedenheit wichtig sind, sind Sie bei VITAS an der richtigen Stelle. 

Damit Sie nicht die sogenannte Katze im Sack kaufen, haben Sie die Möglichkeit, die VITAS Plattform für 30 Tage kostenfrei und unverbindlich zu testen. So haben Sie genügend Zeit, Ihre persönlichen Anrufgründe zu konfigurieren und mit dem Assistenten zu telefonieren, um den Mehrwert für Ihr Unternehmen zu erkennen. 

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, können Sie uns selbstverständlich gerne kontaktieren.