Wie der Telefonassistent KMUs entlastet

“Wir haben kein Budget für digitale Projekte.”

Kommt Ihnen diese Aussage bekannt vor?
Damit sind Sie nicht allein, so geht es vielen Mitarbeitenden kleinerer Unternehmen und Betriebe. 

Es mag stimmen, dass kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) weniger Budget für Investitionen zur Verfügung stehen, als einem vermögenden Großkonzern. Auch eigene Forschungs- und Entwicklungsprojekte sind ohne speziell dafür ausgerichtete Abteilungen schwierig durchzuführen. Diese Tatsachen möchten und können wir nicht abstreiten. 

Doch betrachten wir die Situation von der positiven Seite: Der Markt bietet uns heute eine Vielfalt an Plattformen, die wir zur Optimierung unserer Geschäftstätigkeit, z.B. zur Prozessoptimierung nutzen können. So gelingt es mit der richtigen Auswahl der Lösung bereits mit geringem Budget große Effekte zu erzielen. 

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass nicht jede digitale Lösung zu jedem Unternehmen passt. Was nützt Ihnen ein digitales Bezahlsystem, wenn Sie Ihre Leistung ausschließlich online vertreiben? Sie sollten immer ein Auge auf den tatsächlichen Mehrwert der Lösung haben, bevor Sie Ihr limitiertes Budget womöglich an den falschen Stellen einsetzen. 

In diesem Artikel geht es vorrangig darum, wie Sie den Umgang mit telefonischen Anfragen optimieren, um Stress in Ihrem Unternehmen zu reduzieren und gleichzeitig immer für Ihre Kund:innen zur Verfügung zu stehen. Selbstverständlich profitieren hiervon nicht nur der Mittelstand und kleine Betriebe, sondern auch große Unternehmen.

Ansprüche im Arbeitsalltag steigen

Trotz der wachsenden Anzahl an Online-Services ist die Sicherstellung telefonischer Erreichbarkeit für die meisten Unternehmen auch heute noch ein wichtiger Erfolgsfaktor. Vor allem, weil viele Kund:innen, insbesondere die ältere Generation, nach wie vor den telefonischen Kontakt bevorzugen, um ihr Anliegen vermeintlich schnell vorbringen zu können. 

Jedoch sieht die Realität meist anders aus: Anrufende verbringen ihre Zeit in endlos erscheinenden Warteschleifen, werden mit automatischen Ansagen abgespeist oder erreichen im schlimmsten Fall einfach Niemanden, nicht mal einen Anrufbeantworter. 

Der Grund hierfür ist, dass die wenigsten KMUs über eine Vollzeitkraft für den Telefondienst verfügen, geschweige denn über eine eigene Abteilung dafür. Daher müssen eingehende Anrufe neben der eigentlichen Tätigkeit angenommen und bearbeitet werden. Wie Sie sich vorstellen können, stören diese regelmäßigen Unterbrechungen die Arbeitskonzentration und schaden somit der Produktivität. Darüber hinaus ist die ständige Telefonbereitschaft ein nicht zu unterschätzender Stressfaktor. 

Zudem steigen in einer schnelllebigen Zeit wie heute die Erwartungen der Anrufenden. Alles muss so schnell wie möglich, am besten sofort, erledigt werden. Kommt es zu Wartezeiten oder entspricht die Servicequalität nicht den Anforderungen, sorgt dies schnell für Unzufriedenheit unter den Kund:innen. 

Entspannt dauerhaft erreichbar sein

Bedeutet das jedes Unternehmen muss eigenes Telefonpersonal oder ein Callcenter engagieren? Glücklicherweise nicht, denn es gibt eine einfache und kostengünstige Alternative: Digitale Telefonassistenten von VITAS. 

Die auf künstlicher Intelligenz basierenden Assistenten nehmen telefonische Anfragen automatisiert entgegen und erfragen alle für die Bearbeitung des Anliegens relevanten Informationen. Vom Namen über das Geburtsdatum bis hin zur Adresse oder welche Daten auch immer Sie für Ihr Unternehmen benötigen, die Fragen sind vollkommen individualisierbar. Im Gegensatz zu allseits bekannten, automatischen Ansagen führt der Telefonassistent dabei ein natürliches Gespräch mit den Anrufenden. Das wirkt sich positiv auf deren Zufriedenheit aus, da sie zum einen direkt beim ersten Versuch jemanden erreichen und zum anderen keine monotonen Tasten drücken müssen, um ihr Anliegen kundzutun. Alle Gesprächsdaten werden Ihnen anschließend strukturiert in der Plattform zur Verfügung gestellt. 

So können Sie und Ihre Mitarbeitenden sich Ihren Aufgaben fokussiert widmen, während VITAS eingehende Anrufe übernimmt. Die Erledigung telefonischer Anfragen kann hierdurch effizient in den Tagesablauf eingeplant werden, ohne dass ein Anruf verloren geht. Laut Statista hat künstliche Intelligenz sogar das Potenzial, die Arbeitsproduktivität in den nächsten Jahren um bis zu 37 % zu steigern. 

Einfach und flexibel anpassen

Sicherlich kennen Sie den Spruch “Zeit ist Geld” und wenn man bedenkt, wie wertvoll die Arbeitszeit jedes Einzelnen ist, ist an dieser Aussage tatsächlich etwas dran. 

Aus diesem Grund wurde bei der Entwicklung der VITAS Plattform großen Wert auf die einfache Bedienbarkeit gelegt. Die Konfiguration sowie Änderungen sollten nicht zu viel Zeit beanspruchen, sodass die initiale Einrichtung innerhalb von 15 Minuten und ohne technische Vorkenntnisse erledigt ist. 

Gleichzeitig sind Anpassungen an sich verändernde Gegebenheiten jederzeit und ebenso simpel möglich. Vom Begrüßungssatz, über Anrufgründe bis hin zur Stimme des Assistenten - Ihnen sind nahezu keine Grenzen gesetzt. Selbst komplexe Anliegen, deren Verlauf von verschiedenen Bedingungen abhängt, können mit dem digitalen Telefonassistenten abgebildet werden.

Schließlich muss der Telefonassistent zu Ihrem Unternehmen passen und nicht umgekehrt. 

Telefonische Entlastung überzeugt

Zwei Praxisbeispiele zeigen Ihnen, wie vielseitig der Telefonassistent auch kleine Unternehmen entlastet, ohne dabei ihr Budget zu belasten. 

Schaffung eines neuen Servicekanals

DataCater ist ein deutsches IT-Unternehmen, das eine Plattform bietet, in der Datensilos aus verschiedenen Quellen in Echtzeit umgewandelt und miteinander verknüpft werden. Das Team von DataCater lebt die "remote-first" Mentalität, weshalb die Mitarbeitenden in ganz Deutschland verteilt sind. Telefonische Anfragen von Interessierten und Kund:innen können daher nicht zentral über ein Büro bearbeitet werden. So verblieb ausschließlich der Weg der Online-Anfrage, was vielen Kund:innen nicht ausreichte.  

Mit dem VITAS Telefonassistenten konnte das junge Unternehmen mit wenigen Klicks einen vollkommen neuen Servicekanal schaffen, ohne zusätzliche Ressourcen aufwenden zu müssen. Weiterhin sank die Bearbeitungszeit eingegangener Kundenanfragen um 42 %, was einen positiven Effekt auf die Servicequalität und somit die Kundenzufriedenheit hat.

Mehr Infos erhalten Sie in der kompletten Case Study.

Flexibel anpassbarer Telefonsupport

Mozaik ist eine App, über die jedes Unternehmen einfach und schnell Videos für verschiedene Zwecke drehen kann - mit dem eigenen Smartphone und ohne Videoschnittkenntnisse. Das junge Unternehmen bietet in seiner App eine wachsende Anzahl an Vorlagen und Funktionen, sodass den Nutzenden laufend mehr Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Aufkommende Fragen, wie beispielsweise zur Nutzung oder dem Preismodell sowie Demoanfragen, mussten bislang neben den eigentlichen Aufgaben beantwortet werden. Bei Online-Anfragen war dies kein Problem, doch ein immer wieder klingelndes Telefon störte die Konzentration im Büro immens. 

“Am besten gefällt uns dabei die Flexibilität des Assistenten. Änderungen lassen sich super schnell und ohne großen Aufwand selbst anpassen”

so Neele Maarten de Vries, Geschäftsführer und Co-Gründer von Mozaik.

Ausprobieren lohnt sich

Letztendlich muss jedes Unternehmen jedoch selbst entscheiden, welche digitale Lösung den meisten Mehrwert bietet. Hierfür eignen sich kostenfreie Testphasen , in denen Sie interessante Tools ausprobieren können.

Sie wollen wissen, wie der VITAS Telefonassistent Sie in Ihrem individuellen Fall entlasten kann? Dann melden Sie sich noch heute für die unverbindliche kostenfreie Testphase an!