Produktiv arbeiten: 7 Tipps, um Zeit für wichtige Aufgaben zu schaffen

„Tüdelüdülü“ – das Telefon klingelt schon wieder. „Ping“ – wieder ist eine neue E-Mail ist eingegangen. „Hast du mal kurz?“ – der nächste Kollege steht im Türrahmen. Typische Szenen in deutschen Büros. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Man hat viel zu tun, aber kommt zu nichts. So geht es vielen Berufstätigen. Sie schaffen es kaum, ihre eigentlichen Aufgaben zu erfüllen, weil sie entweder ständig unterbrochen werden oder ihre Zeit darauf verwenden müssen, Routinetätigkeiten zu erledigen.

Für die Produktivität ist das Gift. Wissenschaftler:innen haben zum Beispiel herausgefunden, dass uns jede E-Mail mindestens eine Viertelstunde Konzentration kostet.

Oft blenden wir uns selbst damit, zu glauben, wir könnten Anrufe, E-Mails und Ähnliches nebenbei erledigen. Aber nebenbei geht nicht. Multi-Tasking ist nur eine Illusion. Das menschliche Gehirn kann sich immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Erledigen wir mehrere Dinge gleichzeitig, tun wir nichts davon richtig.

7 Tipps, wie man unproduktive Aufgaben reduziert

Sie können nicht jede Ablenkung und ungeliebte Aufgabe einfach eliminieren, aber es gibt Möglichkeiten, um sich mehr Zeit für Ihre eigentliche Arbeit zu schaffen. Wir haben sieben Tipps für mehr Produktivität für Sie.

1. Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm
2. Halten Sie weniger Besprechungen ab
3. Setzen Sie sich realistische Ziele
4. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
5. Schaffen Sie sich Zeit für Produktives Arbeiten
6. Beantworten Sie häufige Fragen Ihrer Kundschaft proaktiv
7. Lagern Sie Ihren Telefondienst aus

1. Schließen Sie Ihr E-Mail-Programm

E-Mails können Sie nicht ablenken, wenn Sie ihnen nicht die Möglichkeit dazu geben. Lassen Sie Outlook, Gmail oder andere Mail-Programme nicht den gesamten Tag im Hintergrund geöffnet. Falls Sie E-Mails auch auf dem Handy empfangen, deaktivieren Sie Push-Benachrichtigungen. Denn jede neue E-Mail lenkt Sie ab.

Legen Sie stattdessen Zeiten fest, wann Sie Ihren digitalen Posteingang bearbeiten. So priorisieren Sie wichtige Aufgaben und widmen sich erst dann dem zeitfressenden Bearbeiten von Nachrichten.

Zusatztipp: Erstellen Sie für häufige Anfragen Textbausteine. Sie helfen Ihnen, Standardmails schneller zu beantworten.

2. Halten Sie weniger Besprechungen ab

Austausch ist wichtig und wertvoll, aber er muss nicht immer vis-à-vis erfolgen. Besprechungen rauben uns Zeit. Überlegen Sie, ob sie etwas nicht auch via E-Mail oder am Telefon klären können (meistens ist das der Fall). Weisen Sie auch Ihre Mitarbeitenden oder Kolleg:innen an, Meetings auf ein Minimum zu reduzieren, um den Fokus und die Produktivität zu steigern.

Sie können auch einen Jour Fixe, einen festen Termin pro Woche, ansetzen, bei dem Sie gemeinsam Ideen sammeln, sich austauschen und sämtliche Themen besprechen, die nicht auf anderem Wege gelöst werden können.

3. Setzen Sie sich realistische Ziele

Viele Menschen neigen dazu, ellenlange To-Do-Listen zu schreiben, die sie nie abschließen werden. Denn bevor sie zum letzten Punkt gekommen sind, haben sie bereits fünf weitere Aufgaben hinzugefügt.

Sich Aufgabenlisten zu schreiben, ist sinnvoll. Denn sie verbildlichen uns, was zu tun ist. Eine Aufgabe abzuhaken, motiviert. Sorgen Sie allerdings dafür, dass Ihre Liste nicht zu lange ist. Ideal sind drei Aufgaben pro Tag. Konzentrieren Sie sich auf diese Aufgaben. Fügen Sie Ihrer Liste nicht im Laufe des Tages weitere Elemente hinzu. 

4. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Wenn die Liste Ihrer Aufgaben so lang ist, dass Sie nicht wissen, wo Sie überhaupt anfangen sollen, kann das Eisenhower-Prinzip helfen.

Dabei kategorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. So entsteht eine Matrix mit vier Feldern:

Nachdem Sie Ihre Aufgaben eingeteilt haben, können Sie diese priorisieren, nach Möglichkeit delegieren oder sogar ignorieren. Sie kümmern sich nur um die Wichtigen und Dringenden. 

Aber welche zuerst? Eine beliebte Zeitmanagement-Methode nennt sich „Eat the Frog“. Sie entspricht etwa dem deutschen Motto „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“. Indem Sie zuerst die unliebsamste Aufgabe auf Ihrem Zettel erledigen, sorgen Sie dafür, dass sie am Ende des Arbeitstages nicht immer noch auf der Liste steht. Denn sonst werden Sie sie nur auf den nächsten Tag schieben. Und auch dann werden Sie Möglichkeiten finden, sie weiter hinauszuschieben.

5. Schaffen Sie sich Zeit für produktives Arbeiten

Um produktiv arbeiten zu können, müssen Sie sich die dafür notwendige Zeit aktiv freiräumen. Andernfalls schneit früher oder später eine Kollegin oder eine E-Mail herein und Ihre Konzentration ist futsch.

Einige Möglichkeiten, wie Sie sich störungsfreie Zeit schaffen:

• Hängen Sie ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören!“ an Ihre Bürotür.
• Markieren Sie Zeitfenster in Ihrem Outlook-Kalender als „beschäftigt“ oder gar „abwesend“.
• Loggen Sie sich aus Kollaborationsplattformen wie Teams oder Slack aus, oder stellen Sie Ihren Status dort auf „nicht stören“, „beschäftigt“ oder „abwesend“.
• Definieren Sie feste Sprechstunden oder Öffnungszeiten für Ihr Unternehmen, außerhalb derer Sie für Ihre Kundschaft nicht erreichbar sind.

6. Beantworten Sie häufige Fragen Ihrer Kundschaft proaktiv

Wenn Ihnen Kund:innen häufig die gleichen Fragen stellen, sollten Sie das als Zeichen auffassen, dass diese Informationen nicht gut genug nach außen kommuniziert werden.

• Platzieren Sie Ihre Öffnungs- oder Sprechzeiten prominent auf Ihrer Website, GoogleMaps und Ihren Printmaterialien.
• Beantworten Sie häufig gestellte Fragen auf Ihrer Website, etwa auf einer FAQ-Seite.
• Beantworten Sie Kommentare und Fragen Ihrer Kundschaft auf Internetportalen (z.B. Amazon oder GoogleMaps). So sehen auch andere Personen die Antworten und müssen nicht direkt auf Sie zukommen.

7. Lagern Sie Ihren Telefondienst aus

Anders als ein E-Mail-Programm kann man Telefone nicht einfach ausschalten, ohne Kund:innen zu verwirren oder zu verärgern. Allerdings nehmen Anrufe in vielen Unternehmen, darunter Arztpraxen, Restaurants oder Hausverwaltungen, immer mehr wertvolle Zeit in Anspruch, die produktiver genutzt werden könnte.

Standardanfragen können Sie durch einen digitalen Telefonassistenten entgegennehmen lassen. Er geht für Sie ans Telefon, beantwortet häufig gestellte Fragen, nimmt Reservierungen entgegen oder vereinbart Termine. Je nachdem welche Aufgaben in Ihrem speziellen Anwendungsfall zu erledigen sind. Wie der Assistent nach außen auftritt und mit Ihren Anrufenden spricht, bestimmen Sie selbst.

Machen Sie sich doch einfach selbst ein Bild vom VITAS Telefonassistenten, indem Sie ihn kostenfrei ausprobieren. So können Sie direkt an Ihrem eigenen Anwendungsbeispiel sehen, auf welche Weise er Ihnen mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben einräumt: 

Zeit lässt sich schaffen

Sie sehen: Es gibt viele Schrauben, an denen man drehen kann, um produktiver zu arbeiten. Schritt 1 lautet: Identifizieren Sie Ihren größten Produktivitätskiller und eliminieren Sie ihn. Frohes Schaffen!