Telefonservice für Arztpraxen: Darauf sollten Sie als Ärzt:in achten

Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen lag 2023 auf einem neuen Rekordniveau. Das Resultat: Eine gesteigerte Stressbelastung beim medizinischen Personal, welches ohnehin schon an seine Grenzen stößt. Gleichzeitig leben wir in einer Welt, in der Patient:innen Wert auf sofortige Antworten und hohe Servicequalität legen. So wird ein effizienter Telefonservice für Arztpraxen und auch Kliniken unerlässlich. 

Ein professioneller Telefonservice kann den Unterschied zu zufriedenen Patient:innen ausmachen. Im Bereich virtueller KI-Telefonassistenten hat sich in den letzten Monaten einiges getan und es ist ein breiter Markt mit verschiedenen Services entstanden. So ist es nun wichtiger denn je, auf Qualitätsmerkmale und ausreichende Datensicherheit der Anbieter zu achten. Nachfolgend haben wir einige unserer wichtigsten Tipps für Sie zusammengestellt, sodass Sie den richtigen Anbieter virtueller Telefonassistenten für sich finden.

Die VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten (basierend auf Künstlicher Intelligenz) ist bereits in Hunderten Arztpraxen, Medizinischen Versorgungszentren und Krankenhäusern im Einsatz und unterstützt dort das Fachpersonal am Telefon. Der digitale Assistent nimmt jegliche telefonische Anfragen, wie z.B. Überweisungs- oder Rezeptbestellungen, automatisiert an und stellt alle für die Bearbeitung wichtigen Informationen strukturiert und in Textform in der VITAS Plattform dar. Über unsere Integrationspartner werden Termine vollautomatisiert vereinbart und direkt in den Praxiskalender eingetragen, ganz ohne Personalaufwand.

Vorteile eines professionellen Telefonservices basierend auf KI

Erhöhte Erreichbarkeit: Ein virtueller Telefonassistent gewährleistet, dass Ihre Praxis auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten, rund um die Uhr, erreichbar ist. Dies ist besonders wichtig für Patient:innen, die tagsüber arbeiten und nur in den Abendstunden oder am Wochenende Zeit finden, um Anrufe zu tätigen. Somit können bspw. Rezept- oder Terminanfragen zu jeder Zeit an Ihre Praxis gerichtet werden.

Zeitersparnis für das Praxisteam: Routineanfragen wie Terminvereinbarungen, Überweisungsscheine oder allgemeine Auskünfte können effektiv vom virtuellen Telefonservice übernommen werden, sodass sich Ihr Praxisteam auf die medizinische Versorgung vor Ort und andere wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Die Zusatzbelastung durch den Telefondienst fällt somit weg.

Verbesserung der Patientenzufriedenheit: Durch minimale Wartezeiten am Telefon, dank des Wegfalls von Warteschleifen oder gar Besetztzeichen, fühlen sich Patient:innen gut aufgehoben und wertgeschätzt. Dies steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern fördert auch die Patientenbindung.

Worauf sollten Sie als Ärzt:in bei der Auswahl Ihres Telefonassistenten achten?

Nicht jeder Anbieter passt genau zu den individuellen Bedürfnissen Ihrer Praxis. Daher ist es wichtig, sich vorher Gedanken zu machen, welche Vorstellungen und fixe Anforderungen Sie an Ihren virtuellen Telefonassistenten haben. Wenn möglich, probieren Sie die Anwendung in einem kostenlosen Probemonat aus und überzeugen Sie sich von den Funktionen und wie es sich in Ihren Arbeitsalltag integrieren lässt.

Anpassung an Ihre Praxisbedürfnisse: Wählen Sie einen KI-Telefonservice, der flexibel auf die spezifischen Bedürfnisse und Abläufe Ihrer Praxis eingehen kann. Dies umfasst individuelle Öffnungszeiten, besondere Anweisungen für Notfälle und die Integration in Ihr bestehendes Terminbuchungssystem. Jede Einrichtung hat unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse an ihren digitalen Assistenten, auch wenn sie scheinbar gleich oder zumindest ähnlich sind. Überlegen Sie daher, welchen Grad der Personalisierbarkeit Sie bevorzugen. Denken Sie dabei auch an kleine Änderungen, die Sie z.B. aufgrund von Krankheitsausfällen oder saisonalen Anpassungen (z.B. Grippeimpfungen) schnell selbst durchführen wollen, ohne die Hilfe eines Kundensupports. 

Datenschutz und Vertraulichkeit: Die meisten Anbieter werben mit DSGVO-Konformität. Doch muss klar sein, dass dies die Mindestanforderungen sind und somit auch Minimalschutz für die sensiblen personenbezogenen Daten bedeutet. Seien Sie besonders kritisch, wenn es um den Schutz Ihrer Anruferdaten geht. Fragen Sie nach unabhängigen Zertifizierungen oder Richtlinien, wie bspw. den ISO Normen. Wichtig ist außerdem, dass keine Daten von ausländischen Anbietern verarbeitet werden und ein verlässlicher deutscher Cloudanbieter genutzt wird.

Erfahrung und Kundenzufriedenheit: Bei der Wahl des für Sie passenden Anbieters sollten Sie außerdem darauf achten, dass transparente Kundenmeinungen und Bewertungen vorhanden sind. Auch die Erfahrung in verschiedenen Branchen kann für Sie von Vorteil sein, wenn es um die Entwicklung komplexer Funktionen geht.

Fazit

Ein professioneller Telefonservice kann eine wertvolle Ergänzung für Ihre Arztpraxis darstellen, indem er die Zufriedenheit Ihrer Patient:innen steigert, Ihr Praxisteam entlastet und die telefonische Erreichbarkeit verbessert. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie vor allem auf Flexibilität, Datenschutz und Kundenzufriedenheit achten. 

Als erfahrener Anbieter virtueller KI-Telefonassistenten sind wir davon überzeugt, dass ein solcher Service einen signifikanten Unterschied in der Patientenversorgung und -zufriedenheit machen kann. Investieren Sie in die Zukunft Ihrer Praxis und testen Sie die VITAS Plattform jetzt einen Monat lang kostenlos und völlig unverbindlich!